Virtuelle Mitgliederversammlung

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VECCO

Datenschutzerklärung

Virtuelle Mitgliederversammlung

    1. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der DS-GVO und anderer nationalen Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der VECCO e.V.,

Thankgrimweg 6, 59759 Arnsberg, Tel.: +49 (0)2932 39066, E-Mail: info@vecco.info (nachfolgend „VECCO“ oder „wir/uns“).

 

    2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

        a. Was sind personenbezogene Daten?

„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, in Ihrem Fall also sämtliche Informationen, die wir mit Ihnen in Verbindung bringen können, auch wenn dies nicht direkt möglich ist, sondern z.B. nur über eine Kennnummer.

 

        b. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben Ihre Daten dadurch, dass Sie uns diese bei der Anmeldung für die MV mitteilen. Andere Daten werden u.U. im Rahmen der Durchführung der MV erfasst. Hierzu gehören:

 

  • Name und Vorname
  • Position im Unternehmen sowie
  • Sonstige Daten, die im Rahmen der Anmeldung zur MV angegeben werden (z.B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)

 

Zudem verarbeiten wir den Namen, Vornamen und ggf. die E-Mail-Adresse von ggf. bevollmächtigten Vertretern.

 

Sofern Sie mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen persönlichen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z.B. Ihre E-Mail-Adressen oder Telefonnummer.

 

Schließlich verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen und sonstigen Verlangen, die in Bezug auf die MV eingereicht werden, sowie zu Ihrer Stimmabgabe.


     3. Rechtsgrundlagen und Zwecke der Verarbeitungen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung der DS-GVO, des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“), des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht („COVID-19-Abmilderungsgesetz“) sowie aller weiterer relevanter Rechtsvorschriften.

         a. Anmeldung zur MV

Wenn Sie sich für die MV anmelden, erheben und verarbeiten wir die im Anmeldeformular angegebenen Daten, um Ihre Anmeldung zu verwalten und Ihnen Informationen zur Durchführung der MV zukommen zu lassen. Rechtsgrundlage ist demgemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b) DS-GVO. Gleichzeitig werden Ihre Daten verarbeitet, um zu prüfen, ob Sie wahlberechtigt sind. Ist dies der Fall, werden Sie in eine entsprechende Liste aufgenommen. Näheres zur Verarbeitung Ihrer Daten im Zusammenhang mit Wahlen / Beschluss- fassungen finden Sie unter Ziffer b.


        b. Durchführung und Nachbereitung der MV; Ausübung des

            Stimmrechts

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen die Teilnahme an und die Ausübung Ihrer Rechte im Rahmen der MV zu ermöglichen.

 

Insbesondere verarbeiten wir auch Ihr Abstimmungsverhalten, sofern Sie (oder Ihr Vertreter) ihr Stimmrecht während der MV oder vorab entsprechend unserer Satzung (bzw.ggf.des COVID-19-Abmilderungsresetzes) ausüben, um die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Wertung von Stimmen in der MV zu gewährleisten. Außerdem verarbeiten wir Informationen über Ihren Wider-spruch gegen Beschlüsse der MV, sofern Sie einen solchen Widerspruch während der MV über die entsprechende Funktion erklären.

 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c) DS-GVO in Verbindung mit unseren Verpflichtungen nach §§ 32 ff. Bürgerliches Gesetzbuch („BGB“), ggf. in Verbindung mit Artikel 2 § 5 Abs. 2 und 3 COVID-19-Abmilderungsgesetz sowie Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. b) DS-GVO.

 

        c. Ausübung des Fragerechts

Sofern Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der MV Fragen einzureichen oder solche über die Chatfunktion während der MV zu stellen und Ihre Fragen dort behandelt werden. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten 

im Zusammenhang mit der Ausübung des Fragerechts ist Art. 6 Abs 1 UAbs. 1 lit. c) DS-GVO in Verbindung mit unseren Verpflichtungen nach §§ 27 Abs. 3 und 666 BGB. Bitte beachten Sie, dass die Behandlung Ihrer Frage ggf. unter Nennung Ihres Namens erfolgt. Dieser kann von anderen Teilnehmern zur Kenntnis genommen werden. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, den Ablauf der MV möglichst an eine physische MV anzugleichen (in welcher Ihr Name ggf. ebenfalls genannt würde). Gleichzeitig haben auch die übrigen

Teilnehmer mitunter berechtigtes Interesse daran, diesen zu erfahren. Rechtsgrundlage insofern ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DS-GVO.


        d. Aufzeichnung der MV

Aus Gründen der für eine nach Satzung und Vereinsrecht notwendigen Protokollierung der MV ist beabsichtigt, die Veranstaltung in Ton- und Bild aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnung der MV erfolgt ausschließlich und nur zu Zwecken der Protokollierung und korrekten Wiedergabe. Von der Aufzeichnung betroffen sind lediglich die Podiumsteilnehmer. Sonstige Teilnehmer werden von der Aufzeichnung nicht erfasst. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist eine entsprechende Einwilligung, d.h.Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a)DS-GVO

 

        e. Verarbeitung zur Erfüllung sonstiger gesetzlicher oder

            satzungsmäßiger Verpflichtungen

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten u.U. auch zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, oder solcher, die sich aus der Satzung von VECCO ergeben. So sind wir bspw. verpflichtet, die Beschlüsse und, soweit zum Verständnis über deren Zustandekommen erforderlich, auch über den wesentlichen Verlauf der MV, ein Protokoll anzufertigen. Rechtsgrundlage ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c) bzw. lit. f) DS-GVO.


 

    4. Technische Umsetzung

Für die Durchführung der MV nutzen wir das Tool VOXR der VoxR GmbH, Körnerstrasse 8, 30159 Hannover. Verantwortlicher im Zusammenhang mit der Durchführung der MV bleibt aber dennoch VECCO, die VoxR GmbH wird für uns als Auftragsverarbeiter tätig.

 

Das Tool VOXR erhebt nur einen sog. „Session-Schlüssel“. Dieser temporäre und zufällig erzeugte Schlüssel wird automatisch vergeben, wenn man mit dem Browser surft. Im Gegensatz zu einer IP-Adresse ist der Session-Schlüssel zufällig und wird – jedenfalls im Zusammenhang mit der MV – nicht mit weiteren Daten verknüpft; er lässt also grundsätzlich keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu. Über VOXR kann damit zwar festgestellt werden, ob/dass eine Eingabe von demselben Endgerät kommt wie zuvor (und diese ggf. ablehnen).

Es kann jedoch nicht festgestellt werden, von welchem Endgerät sie kommt. Nähere

Informationen hierzu finden Sie auf der Webseite des Anbieters unter: https://voxr.org/de/security/

 

    5. Empfänger Ihrer Daten

Außer den oben genannten Empfängern werden Ihre personenbezogenen Daten von uns ggf. gegenüber IT-Dienstleistern offengelegt oder an diese weitergeleitet. Die IT-Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und sind für uns als Auftragsverarbeiter tätig. Daneben erfolgt ggf. eine Offenlegung gegenüber einem Konferenztechniker, der uns bei der Durchführung der MV unterstützt. Auch dieser ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig.


    6. Drittlandtransfers

Einer Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Empfänger in Ländern außerhalb der Europäischen Union/des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht beabsichtigt.

 

    7. Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine  darüberhinaus-gehende Speicherung kann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde (etwa zu steuerlichen Zwecken). Die personenbezogenen Daten aus der Aufzeichnung des Versammlungsverlaufs und aus dem Abstimmungsvorgang werden nach satzungsgemäßer Erstellung der Niederschrift der MV mit Ablauf des 31. Dezember 2020 gelöscht.

 

    8. Ihre Rechte

 

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Löschung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit f) DS-GVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  • Recht auf Widerruf datenschutzrechtlicher Einwilligungserklärungen
  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

 

Gerne können Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden.

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